8 conseils pour élaborer une communication client claire et percutante

Dans la vie d’agence ou de conseil, écrire, c’est bien plus que de simples mots sur une page. Il s'agit de raconter une histoire qui aide les gens à comprendre et à agir.

Que vous créiez une présentation client ou une mise à jour mensuelle, la clarté, la précision et une conception réfléchie font toute la différence.

Voici comment créer un contenu qui se démarque et laisse transparaître la qualité de votre travail, vos idées et vos recommandations.

1. Construisez l’histoire et la structure

La base de tout bon deck ou document est une ébauche solide.

Pensez à créer une pyramide, un peu comme vous penseriez à établir une grande hiérarchie de sites Web.

Votre punchline principale est soutenue par quelques thèmes, chacun étant soutenu par quelques thèmes ou points de données supplémentaires.

Brouillon dans un document Word

Avant de créer des diapositives, tracez votre histoire dans un document Google ou Word. Utilisez des puces pour décrire vos idées et votre structure.

Il est plus rapide de déplacer des éléments lorsqu'ils sont sous forme de puces. Cela permet de garantir un bon déroulement de votre présentation avant de commencer à créer des diapositives.

Collaborer

Partagez votre plan avec un pair ou un responsable pour obtenir des commentaires. Même les professionnels chevronnés, comme les PDG, utilisent ce processus lors de la préparation de présentations à enjeux élevés.

Vous ne voulez pas perdre de temps à créer des diapositives que vous jetterez, c'est donc le bon moment pour obtenir des commentaires. Cela vous aidera à trouver ce qui manque ou ce qui n’est pas nécessaire.

Affinez votre récit

Une fois que le scénario vous semble fort, passez aux diapositives pour visualiser vos points.

Informations de groupe pour plus de clarté

• Ordre prioritaire : Dirigez avec les points les plus critiques ou les plus importants.
• Ordre du temps : Séquence chronologique.
• Ordre des classes : Types similaires (par exemple, en SEO – regroupement par sur page, hors page, technique).

2. Choisissez le bon modèle

La conception et la mise en page de vos diapositives peuvent être aussi importantes que le contenu.

De nombreux spécialistes du marketing sont visuels. Ainsi, présenter les informations clairement est essentiel pour garantir que vos informations et vos idées sont comprises.

Choix de modèles

Utilisez un modèle qui correspond à votre message. Les designs minimalistes et épurés conviennent souvent mieux aux agences.

Votre agence dispose peut-être déjà d'un modèle ou d'un thème PowerPoint, mais vous pourrez peut-être choisir la mise en page que vous utiliserez. Réfléchissez à l'endroit où vous souhaitez que les yeux du lecteur se dirigent lorsqu'il regarde votre contenu.

Clarté visuelle

Choisissez les mises en page qui illustrent le mieux vos arguments, telles que des graphiques, des chronologies ou des comparaisons côte à côte.

3. Concentrez chaque diapositive sur une idée principale

Ne submergez pas votre public en essayant de trop communiquer sur une seule diapositive. La simplicité mène à la compréhension.

Une idée par diapositive

Chaque diapositive doit véhiculer un seul concept de base. Les choses deviennent confuses lorsque vous essayez d’en couvrir trop sur une seule diapositive.

Si votre diapositive contient trop de choses, les gens ne sauront pas où concentrer leur attention et risquent de se déconnecter lorsque vous parlez.

Équilibrez les choses de manière appropriée lorsque les diapositives seront uniquement envoyées par courrier électronique plutôt que présentées en direct.

Les titres doivent inclure une punchline

Les titres doivent refléter les points clés à retenir, pas seulement le sujet. Par exemple, au lieu de « Résultats SEO », utilisez « Correctifs techniques pour améliorer les performances SEO ».

En plus de préparer le terrain pour la diapositive, cela facilite également la présentation des informations, en particulier lorsqu'il y a un intervalle de temps important entre la création du deck et sa présentation.

Utilisez des phrases complètes

Écrivez des pensées complètes plutôt que des fragments. Assurez-vous que vos lecteurs ne se demandent pas ce que vous voulez dire.

4. Utilisez une séquence forte pour raconter une histoire

Une présentation ou un rapport bien construit contient une histoire qui engage les lecteurs et garantit la qualité de votre travail et de vos idées.

L'ordre de priorité s'applique non seulement aux informations contenues dans une diapositive, mais également à la présentation ou au rapport lui-même.

Diriger avec impact

Mettez les informations les plus importantes en premier. Cela garantit que même si quelqu'un arrête de lire plus tôt, il a revu les points critiques.

Ceci est particulièrement important pour les présentations qui seront vues par des dirigeants ou des directeurs marketing très occupés : ils peuvent simplement lire le résumé ou quelques pages et laisser les détails à leur équipe.

Flux logique

Organisez les diapositives et les puces dans une séquence claire et intuitive. Par exemple:

• Commencez par des conclusions ou des recommandations exploitables.
• Introduisez les détails techniques plus tard, à moins que vous ne parliez à un public spécialisé.
  • Par exemple, si vous présentez une stratégie de référencement à un large groupe, vous souhaiterez peut-être diriger avec des informations liées au contenu, car elles sont plus faciles à comprendre que des détails techniques insignifiants. Si vous faites une présentation à des développeurs, vous pouvez commencer par des informations techniques sur le référencement.

Narration visuelle

Utilisez des graphiques et des annotations (comme des surlignages, des cercles, des caractères gras ou des ombres) pour souligner les points clés et attirer l'attention du lecteur sur un endroit spécifique d'une diapositive.

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5. Soyez concis et précis

Respectez le temps de votre public en gardant votre contenu concis et percutant. Moins de mots peuvent laisser transparaître vos idées.

Les lecteurs ne savent pas ce que vous savez

Utilisez la narration pour expliquer à la fois les données et leurs implications. Par exemple:

• Au lieu d'écrire, « 40 % de vos dépenses ont un niveau de qualité de 7 ou moins ».
• Ajoutez la raison pour laquelle ils devraient s'en soucier : « L'amélioration du niveau de qualité peut réduire les CPC et augmenter les CTR. »

Arrêtez les peluches et le jargon

Vous pouvez perdre des gens parce qu’ils se concentrent sur la compréhension de la terminologie ou essaient de comprendre ce que vous voulez vraiment dire. Par exemple:

• Au lieu de: « Le thème principal est celui de la boutique de thèmes Shopify et nous y avons apporté quelques légères personnalisations pour refléter une apparence similaire au thème existant de votre site Web. »
• Utiliser: « Nous avons apporté quelques modifications légères pour donner une apparence similaire à celle de votre site existant.»

Modifier sans pitié

Des outils comme Hemingway et Grammarly peuvent vous aider à simplifier et à affiner votre écriture.

Chaque fois qu’un deck important est prêt à sortir, nous effectuons des évaluations par les pairs. Cela nous aide à supprimer les mots de remplissage et à rendre le contenu clair.

Évitez la redondance

Dites les choses une fois et dites-les bien. Cela exclut les références à des éléments figurant sur les diapositives de résumé, comme les résumés ou les cartes de pointage.

6. Renforcez la confiance avec des recommandations claires

Vos clients dépendent de vos connaissances. La plupart du temps, vous leur donnez des conseils qu’ils peuvent choisir de suivre ou d’ignorer.

Dites-le directement

Évitez de vous couvrir avec des expressions telles que « nous recommandons ».

Dites : « implémentez X pour atteindre Y ». À moins qu’il ne soit déjà réalisé, le client le considère comme une recommandation.

Proposer des tests si besoin

En cas de doute, suggérez des tests ou une mise en œuvre progressive.

Cela sera plus visible que d'utiliser « nous recommandons » partout et montrera que vous essayez d'améliorer leurs programmes et leurs résultats !

7. Gardez un langage simple pour permettre à vos idées et à vos résultats de transparaître

Lorsque vous utilisez des mots plus gros ou plus complexes, il est facile de perdre la qualité de votre travail.

Les consultants des plus grandes entreprises apprennent souvent à écrire à un niveau de lecture de la 6e à la 8e année. Cela est vrai même lorsqu'ils créent du contenu pour les dirigeants. Rendez votre travail accessible à tous.

Simplifier le langage

Évitez les « gros mots », à moins que ce ne soit la façon dont vous parlez ou écrivez habituellement. Mon équipe sait que je ne suis pas fan du mot « utiliser ».

Utiliser la voix active

Gardez des phrases engageantes et directes (par exemple, « Nous avons identifié des opportunités » au lieu de « Des opportunités ont été identifiées par nous »).

8. Les résumés doivent raconter une histoire

Votre résumé donne le ton au reste de votre document.

Cependant, créer le résumé une fois que tout le reste est fait est généralement facile.

Mon astuce : parcourez la présentation ou signalez et marquez tout ce qui semble vraiment important. Je l'utilise ensuite pour créer le résumé.

Il y a peut-être trop de bonnes choses à souligner, mais vous réaliserez rapidement lesquelles des choses que vous avez étiquetées sont les moins excitantes ou les moins importantes.

Si vous avez fait du bon travail en rédigeant des titres de diapositives, ceux-ci peuvent également vous aider à créer un résumé.

Des informations significatives

Un résumé ne doit pas être une table des matières. Utilisez-le plutôt pour résumer les principales conclusions, recommandations et impacts.

Des déclarations percutantes

Utilisez des données ou des faits convaincants pour attirer l’attention.

Continuez à lire

Un bon résumé est comme une couverture de catalogue. Son objectif est de garder le lecteur intéressé et de parcourir vos documents.

Idéalement, vous voulez qu'ils sentent qu'ils ont une excellente agence partenaire et qu'ils sont bien pris en charge.

Créer des présentations clients qui engagent

De la présentation de vos réflexions à la création de diapositives percutantes, une communication client efficace équilibre la structure, la clarté et la conception.

Commencez avec une base solide, affinez votre histoire et laissez vos visuels et votre langage travailler ensemble pour engager et informer.

Que vous rédigiez un rapport hebdomadaire ou une revue d'activité trimestrielle (QBR), ces principes vous aideront à proposer un contenu percutant et mémorable.