La société de plateforme financière autonome AppZen Inc. a lancé aujourd'hui AP Inbox Service Center, un nouveau service de comptes fournisseurs qui déploie huit agents d'intelligence artificielle prédéfinis pour automatiser la façon dont les équipes financières traitent les e-mails des fournisseurs.
Le nouveau service ajoute des agents à AppZen Inbox et convertit le produit en un centre de services structuré où chaque message entrant du fournisseur devient une demande traçable et vérifiable avec un statut, un propriétaire et un chemin de résolution attribués.
AP Inbox Service Center a été conçu pour cibler l'une des contraintes de capacité les plus persistantes en matière de finance d'entreprise. AppZen affirme que même si le traitement des factures a fait l'objet d'importants investissements en automatisation au cours de la dernière décennie, la couche de communication avec les fournisseurs est restée en grande partie manuelle.
Les demandes de renseignements sur l'état des paiements, les demandes de changement bancaire, la résolution de factures en double, le rapprochement des relevés des fournisseurs, les soumissions W-9 et les demandes de versement nécessitent toujours que les membres de l'équipe lisent chaque e-mail, recherchent les enregistrements, rédigent les réponses et les acheminent à la bonne personne. Les données clients d'AppZen indiquent que les évaluateurs AP consacrent jusqu'à une semaine par mois à ce travail.
La nouvelle version aborde les problèmes de front, avec huit agents gérant un scénario spécifique de bout en bout, depuis la lecture du message et la recherche d'enregistrements dans le système de planification des ressources de l'entreprise jusqu'à l'évaluation de la demande par rapport à la politique de l'organisation et la prise de mesures. Chaque décision est vérifiable, montrant ce que l'agent a évalué, ce qu'il a trouvé et pourquoi il a agi.
Les modèles proposés dans le cadre d'AP Inbox Service Center couvrent les réponses sur l'état des paiements, la vérification des changements bancaires, la détection des factures en double, le rapprochement des déclarations des fournisseurs, le routage de la conformité W-9, l'application des politiques de bon de commande, les explications de retenue de facture et l'assistance au versement et à la preuve de paiement. L'agent de changement bancaire, par exemple, transmet chaque demande à la direction des fournisseurs avec une classification des risques basée sur les incompatibilités de domaines, le langage d'urgence, les expéditeurs inconnus et les tentatives de contournement des processus.
Les agents peuvent être configurés et déployés sans intervention informatique via AI Agent Studio de l'entreprise. Les équipes décrivent leurs processus dans un langage commercial simple et le système convertit ces instructions en flux de travail exécutables. Les modèles peuvent être testés avec des exemples d'entrées avant d'être mis en ligne et AppZen indique que la plupart des équipes déploient leur premier agent fonctionnel en moins de 30 minutes.
Chaque agent prend en charge un mode de rédaction pour révision dans lequel l'équipe financière effectue le dernier appel avant l'envoi d'une réponse. Lorsqu’un agent ne peut pas prendre une décision en toute confiance, il s’en remet à un membre de l’équipe. Les garanties incluent la vérification de l'identité de l'expéditeur avant de partager des données financières et le masquage des données sensibles dans les communications sortantes.
« Nos clients nous ont dit que leurs boîtes de réception AP constituaient l'une des plus grandes contraintes de capacité dans leurs opérations financières », a déclaré le co-fondateur et directeur général Anant Kale. « Nous avons créé AP Inbox Service Center afin qu'ils puissent se concentrer sur le travail qui requiert leur expertise, tandis que les agents IA gèrent le volume avec la cohérence et l'auditabilité qu'exigent les finances de l'entreprise.
