12 conseils pour de meilleures réunions clients SEO

L’épuisement professionnel en réunion est réel.

Avec des calendriers plus remplis que jamais, il est essentiel de passer outre le bruit pour transmettre un message clair et ciblé pour garantir que votre réunion avec les clients SEO se démarque.

Mais d’abord, demandez-vous : est-ce que cela doit être une réunion ?

1. Déterminez si une réunion est nécessaire

Avant de planifier, demandez-vous si le contenu peut être efficacement couvert dans un e-mail.

Les réunions récurrentes sans objectifs clairs ni ordre du jour évolutif deviennent souvent routinières plutôt que utiles.

2. Définir l'objectif, l'ordre du jour et les participants

Assurez-vous que chaque réunion a un ordre du jour clair. Pour les sessions récurrentes, définissez des rappels pour mettre à jour l’ordre du jour, en vous assurant qu’il reste pertinent.

Si vous êtes invité à une réunion sans ordre du jour, renseignez-vous sur le but et clarifiez votre rôle. Un bon ordre du jour devrait inclure :

• But: Identifiez l'objectif, qu'il s'agisse de recueillir des commentaires ou de générer des idées.
• Participants et rôles: Chaque invité doit avoir un objectif clair ; sinon, reconsidérez leur participation.
• Matériel de pré-lecture: Décidez si le partage préalable du matériel ajoute de la valeur ou si une discussion en direct est mieux adaptée.

Pensez à inviter des collègues qui gèrent d’autres canaux pertinents pour garantir une stratégie complète et centrée sur le client.

3. Fixez-vous des objectifs clairs de type « penser, ressentir, faire »

Dans notre agence, nous commençons chaque réunion avec un objectif clair en fixant des objectifs « penser, ressentir, faire ».

En équipe, nous réfléchissons à ce que nous voulons que le client pense, ressente et fasse, puis affinons ces idées en un objectif unique et précis.

Cela donne à chacun une vision commune pour guider la préparation et la réalisation des réunions. Par exemple:

• Pense: Nous voulons que le client pense : « Ils comprennent vraiment notre défi SEO face à un concurrent X et ont une approche impressionnante. »
• Sentir: Nous voulons que le client se sente énergique et informé, enthousiasmé par notre nouvelle stratégie et confiant pour la présenter au conseil d'administration.
• Faire: Nous souhaitons que le client partage les points clés de la réunion avec le conseil d'administration, contribuant ainsi à obtenir l'adhésion et à souligner l'urgence d'agir rapidement.

Avoir un objectif commun aiguise notre concentration et nous guide dans la décision du contenu qui sera retenu.

Sans cela, vous risquez de submerger le client avec trop d'informations, ce qui rend difficile la conservation de quoi que ce soit.

4. Utilisez un langage qui résonne

Lorsque vous planifiez une réunion, réfléchissez soigneusement à la personne qui sera présente dans la salle et ajustez votre langage en conséquence. Cela peut faire la différence entre engager ou aliéner votre public.

Il est facile de se laisser emporter par nos propres acronymes et expressions privilégiées, mais n'oubliez pas que le client n'est peut-être pas familier avec ces termes.

Utiliser le langage du client et relier systématiquement les informations à ses objectifs commerciaux spécifiques permet de maintenir son engagement beaucoup plus facilement.

Concentrez-vous sur les indicateurs centrés sur le client, car ils sont inestimables pour créer une stratégie axée sur l'humain.

Enfin, créez un environnement accueillant dans lequel les participants se sentent à l’aise pour poser des questions, même celles qu’ils hésiteraient à poser ailleurs.

Cette ouverture favorise une meilleure compréhension et encourage un dialogue productif.

5. Tenez compte de votre public

Ajustez votre contenu en fonction des personnes présentes dans la pièce. Les pairs apprécieront peut-être les détails, tandis que les cadres supérieurs apprécieront probablement un aperçu stratégique concis.

Attribuez des rôles clairs au sein de votre équipe. Désignez un présentateur principal et envisagez une personne dans un rôle de représentant du client pour poser des questions de clarification et maintenir la réunion sur pied.

6. Attribuez des rôles au sein de votre équipe

Lorsque l’on participe à une réunion en équipe, il est essentiel de clarifier les rôles à l’avance. Décidez qui dirigera la réunion et identifiez les rôles supplémentaires qui pourraient être nécessaires.

Je recommande toujours de désigner quelqu'un pour prendre le point de vue du client – ​​souvent un responsable de compte ou un directeur.

Le rôle de cette personne est de poser les questions que le client pourrait hésiter à poser et de traduire tout jargon qui en découle.

En demandant à quelqu'un de représenter activement le client de cette manière, vous contribuez à créer un espace sûr où chacun se sent à l'aise pour poser des questions, favorisant ainsi une communication plus claire et une réunion plus productive.

7. Rendez-le orienté vers l’action

Il est peu probable qu’une réunion sans mesures d’action claires soit couronnée de succès. Lors de l'attribution des rôles, assurez-vous qu'un membre de votre équipe est responsable de la capture de ces actions.

Avant de terminer, examinez et confirmez les mesures à prendre avec le groupe pour vous assurer que rien n'a été oublié.

Enfin, partagez un résumé des actions dès que possible après la réunion pour que tout le monde reste aligné et responsable.

8. Utilisez des signaux comportementaux pour obtenir des résultats efficaces

En tant qu'organisateur de la réunion, vous connaissez clairement l'objectif de la réunion et les résultats que vous souhaitez obtenir.

Pour guider la conversation vers ces objectifs, envisagez d’incorporer des coups de pouce comportementaux.

Par exemple, si votre objectif est d’obtenir un accord sur une nouvelle orientation stratégique, apportez des données convaincantes et des preuves sociales pertinentes, telles que des études de cas ou des informations sur les concurrents, pour renforcer votre argumentaire.

Il peut également être utile de préparer le public au préalable. Partagez des informations clés à l’avance ou organisez des conversations avant la réunion avec des parties prenantes influentes pour obtenir un soutien et préparer le terrain pour une discussion productive.

9. Favoriser l’engagement et l’interactivité

Réfléchissez à la manière d'impliquer tout le monde en fonction du style et de l'objectif de la réunion.

S'il s'agit d'une séance d'idéation, pourriez-vous utiliser des notes autocollantes physiques ou virtuelles pour capturer des idées ? Pour les groupes plus importants, les séances en petits groupes aideraient-elles à diviser pour mieux régner ?

Si vous utilisez des notes autocollantes ou des tableaux blancs (virtuels ou en personne), réfléchissez à des moyens de classer les idées et de parvenir à un consensus en temps réel plutôt que de reporter les décisions à un suivi.

Cette approche permet de garantir que tout le monde est activement impliqué et que les principaux points à retenir sont clairs avant la fin de la réunion.

10. Assurez-vous que chaque voix soit entendue

Commencez chaque réunion en invitant tout le monde à dire quelque chose, qu'il s'agisse d'un enregistrement rapide, d'une brève introduction ou d'une question légère comme ce qu'ils ont mangé au petit-déjeuner. Ce petit pas encourage la participation et aide chacun à se sentir à l’aise pour contribuer.

Un modérateur compétent sera attentif à la dynamique de parole, créant un espace de partage pour les participants plus calmes.

Au début de la réunion, demandez ce que chacun espère accomplir. Noter ces objectifs permet de garder la réunion concentrée et vous pouvez les revoir à la fin pour vous assurer qu'ils ont été atteints.

Une question de clôture puissante est la suivante : « Qu’est-ce qui a eu le plus d’impact pour vous aujourd’hui ? » Cela incite les participants à réfléchir à leurs principaux points à retenir et fournit des commentaires précieux sur ce qui a trouvé un écho.

Pour les réunions récurrentes, envisagez de demander aux participants d'évaluer la session de 1 à 10. Cela invite à un retour d'information régulier sur l'efficacité de la réunion, aidant ainsi à éviter le piège des routines improductives qui peuvent rester incontestées.

11. Anticiper les résultats et les bloqueurs

Si vous recherchez un accord ou une approbation au cours de la réunion, réfléchissez à tout obstacle potentiel et préparez-vous à les surmonter.

Pendant que vous avez toute l'attention du public, soyez prêt à défendre vos idées et à répondre immédiatement à vos préoccupations.

Résoudre les problèmes en temps réel a bien plus d’impact que d’essayer de retrouver leur concentration lors d’un suivi.

12. Entraînez-vous pour des présentations plus importantes

Pour les présentations plus importantes, la préparation est essentielle.

En plus du cadre de narration « penser, ressentir, faire », nous utilisons le cadre de narration « Cinq I » pour créer un récit convaincant :

• Aperçu – le pourquoi : quel est le contexte et pourquoi le client devrait-il s'en soucier ?
• Idée – le quoi : quelle est l'idée centrale, quel problème résout-elle et quelle est la solution ?
• Mise en œuvre – le comment : quelles tactiques sont impliquées et quelles ressources sont nécessaires ?
• Impact – le et si : quels résultats attendons-nous ?
• Idéal – ce qu'il faut retenir : quel est le point essentiel dont le public doit se souvenir ? C’est le « fil d’acier » central tout au long de la réunion.

Pour les grands rendez-vous, la répétition est indispensable. La préparation des diapositives n’est qu’une partie ; le véritable impact réside dans la manière dont l’équipe transmet le message.

Une séance d'entraînement aide l'équipe à s'aligner sur le récit verbal, garantissant ainsi que la présentation se déroule de manière fluide et puissante.

Organiser des réunions SEO ciblées et engageantes

Créer une expérience de réunion parfaite nécessite une attention aux détails, mais à mesure que ces pratiques deviennent des habitudes, elles sembleront naturelles et faciles à mettre en œuvre.

Considérez toujours la réunion du point de vue des participants, dans le but d'en faire une expérience précieuse. Respectez le temps des gens en invitant uniquement ceux qui ont vraiment besoin d'être là et faites en sorte que chaque instant compte.

Avec autant de temps passé en réunion, alléger ce fardeau grâce à des séances bien structurées, ciblées et engageantes fait une réelle différence.

Lorsque les réunions sont productives, ciblées et inclusives – où chaque participant a un rôle clair et se sent entendu – vous constaterez que les gens sont plus disposés à accepter vos invitations.