5 astuces Excel et Google Sheets que tout SEO devrait connaître

Malgré la popularité des outils d’IA générative, les feuilles de calcul restent des outils essentiels pour l’analyse marketing. Lorsqu’il s’agit d’organiser, de nettoyer et d’analyser des données, Microsoft Excel et Google Sheets ont résisté à l’épreuve du temps.

Tous les outils SEO réputés exportent la plupart de leurs données au format CSV. Et même si vous pouvez utiliser genAI pour l’analyse des données, vous aurez souvent besoin d’une bonne vieille feuille de calcul pour commencer.

Revenons donc aux bases et voyons comment vous pouvez vous faciliter la vie en tant que spécialiste du référencement et du marketing numérique avec ces cinq conseils pour améliorer vos compétences Excel et Google Sheets.

1. Fusionner plusieurs fichiers Excel

Il s’agit d’une fonctionnalité basique, mais vous serez surpris du nombre de personnes qui ne la connaissent pas.

Imaginez cette situation : vous aidez une entreprise de santé dans la recherche de mots clés, et elle se trouve dans un créneau hautement concurrentiel. Dans un premier temps, vous recevez une liste de 10 maladies à explorer davantage.

En SEO, cela équivaut à 10 phrases à longue traîne, chacune avec une abréviation établie. Le résultat final est de 40 fichiers (car il fut un temps où SEMrush ne vous permettait pas d’exporter à la fois la requête large et les expressions associées dans un seul fichier).

Si vous souhaitez les combiner en un seul gros fichier, la plupart des utilisateurs ouvriront chaque fichier, puis le copieront et le colleront – 40 fois ! Si les fichiers sont volumineux et prennent du temps à s’ouvrir, cela peut facilement prendre plus de deux heures, sans que vous puissiez même commencer l’analyse.

Au lieu de cette approche fastidieuse, essayez ceci.

  • Créez un nouveau dossier et placez-y tous vos fichiers. (Dans mon cas, j’avais deux dossiers, un pour les mots clés en requête large et un pour les mots clés associés).
  • Ensuite, ouvrez un nouveau fichier Excel et accédez au Données languette.
  • Clique sur le Obtenir des données liste déroulante et choisissez le À partir du dossier option.

Excel fusionnera automatiquement tous vos fichiers en un seul tant qu’ils auront les mêmes colonnes.

La meilleure partie est qu’Excel vous demandera le type d’encodage avant de combiner les données. Juste comme ça, dans environ cinq minutes, vous aurez un seul gros fichier avec, disons, 50 000 lignes.

Cinq mille lignes, c’est beaucoup pour la recherche de mots clés, surtout lorsque les parties prenantes n’attendent généralement pas plus de 50 à 100 idées concrètes.

Vous souhaiterez donc probablement commencer à nettoyer votre fichier. Après avoir supprimé tous les mots-clés sans données de volume de recherche de votre feuille de calcul, vous pouvez ensuite supprimer tous ceux mal orthographiés.

2. Vérifiez l’orthographe de milliers de mots en un clic

Il existe un moyen de vérifier l’orthographe des gros fichiers Excel, et cette méthode devrait fonctionner à la fois pour l’anglais et pour d’autres langues.

La réponse à cette tâche consiste à utiliser des macros. En activant les macros et en ajoutant une dédiée à la mise en évidence de tous les mots mal orthographiés avec une couleur concrète, vous pouvez rapidement voir les erreurs et les supprimer de votre fichier. Vous pouvez voir le code que j’ai utilisé dans l’image ci-dessous.

Mettez en surbrillance toutes les cellules contenant des fautes d'orthographe

J’ai supprimé plus de 20 000 mots de ma liste de 50 000 avec l’exemple ci-dessus. Son exécution prend un certain temps si votre fichier est volumineux (vous souhaiterez donc peut-être prendre une pause-café en attendant).

Gardez à l’esprit que le code n’est pas parfait. Si vous avez des abréviations ou des noms (marque, pays, personnes), tous ceux-ci seront mis en évidence comme mal orthographiés s’ils ne sont pas écrits avec les bonnes majuscules.

Vous aurez besoin d’une étape supplémentaire pour revérifier et mettre en surbrillance tout cela. Une simple formule IF pourrait faire l’affaire dans ce cas.

Désormais, nos 50 000 mots-clés sont réduits à environ 10 000, mais davantage de travail est nécessaire avant de pouvoir réellement commencer à effectuer une analyse.

Creusez plus profondément : 11 formules Google Sheets que les référenceurs devraient connaître


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3. Détecter la langue source

Une autre étape potentielle consiste à définir la langue de chaque mot-clé de votre liste. Suivez cette étape si vous souhaitez exclure les mots-clés qui ne proviennent pas d’une langue spécifique.

Disons que je travaille à l’amélioration d’un site Web en Bulgarie. Dans ce cas, je devrais proposer des idées de nouveau contenu en bulgare, pas en anglais. Même si certains utilisateurs bulgares utilisent l’anglais lors de leurs recherches, il est essentiel de se concentrer sur le contenu dans leur langue maternelle.

Pour celui-ci, vous aurez besoin de Google Sheets et de la formule :

  • DETECTERLANGUAGE(text_or_range)

Cela vous donnera un bon départ. Cependant, je conseillerais une révision manuelle supplémentaire, car les résultats de cette formule ne sont pas parfaits.

Dans mon exemple bulgare, de nombreux mots bulgares étaient marqués comme ukrainiens, russes, macédoniens et même chinois. Les résultats pour les langues utilisant l’alphabet latin sont plus précis et plus fiables.

Après avoir ajouté une couche supplémentaire d’informations à vos données, vous pouvez commencer l’analyse.

4. Compter les cellules colorées ? Il y a une macro pour ça

Chaque personne a des manières différentes de travailler et d’analyser les données. Dans mon cas, je suis fasciné par les couleurs.

Le formatage des couleurs dans une colonne est simple, car il existe des fonctionnalités pratiques pour filtrer et trier les données par couleur. Mais cela devient un défi lorsque vous avez 30 ou 50 colonnes et que vous voulez savoir comment compter toutes les cellules de couleur béton de toutes les colonnes.

Par exemple, je travaillais sur un projet de liens internes dans lequel je devais utiliser Screaming Frog. Dans ce cas précis, nous recherchions 40 termes différents pour ajouter des liens internes vers 20 pages différentes.

Après avoir terminé le projet, je voulais savoir combien de liens internes mon équipe avait réellement mis en œuvre.

Si vous avez suivi jusqu’à présent, vous devinerez peut-être que je ne voulais pas filtrer manuellement les 40 colonnes une par une. Cela est particulièrement vrai car nous avons utilisé un code couleur chaque fois que nous plaçons un lien interne.

Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez à nouveau utiliser des macros. Vous pouvez trouver de jolis exemples dans Cet articleet la formule dont vous aurez besoin après leur mise en œuvre est vraiment simple – CountCellsByColor (data_range, cell_color). Vous pouvez définir la couleur des cellules en utilisant l’une de vos cellules.

Compter les cellules par couleur dans Excel

La bonne nouvelle pour tous les fans de Google Sheets est qu’il existe également un moyen de le faire sans utiliser Excel. Tu as juste besoin d’un Script Google Apps.

Si vous n’êtes pas familier avec cet outil, il s’agit de l’icône colorée (quelle coïncidence) sous le menu Extensions. Même si je suis un vrai fan d’Excel, cette option est bien plus simple.

Script d'applications

5. Réduisez plusieurs étapes de formule avec ArrayFormula de Google Sheets

Une autre astuce Google Sheets que je trouve utile est ArrayFormula. Malheureusement, Documentation de Google n’est pas la meilleure, ce qui pourrait expliquer pourquoi les gens sous-estiment le pouvoir de cette formule.

Cette formule vous permet d’écrire d’autres formules simultanément et sera automatiquement développée pour un tableau concret.

Un exemple concret pour lequel j’utilise cette formule est de calculer le retour sur investissement de nos efforts de référencement. Je reçois des factures dans plusieurs devises, mais le budget de mon entreprise est défini dans une seule.

  • Donc d’abord, je dois convertir les montants de toutes les factures dans une devise concrète à l’aide de :
    • =GOOGLEFINANCE(« DEVISE :« )
  • La deuxième étape consiste à additionner tout cela sur une période précise, dans mon cas, un mois.
  • La troisième étape consiste à calculer le ROI en fonction de la valeur générée par le canal organique

Le résultat final ressemblera à ceci :

  • Mettre dans la colonne D :
    • =ArrayFormula(IF(NOT(ISBLANK(A2:A)), A2:A * GOOGLEFINANCE(« DEVISE : » & B2:B & « USD »), « »))
  • Mettez dans une autre cellule :
    • =( E1 – SUMIFS( D2:D, C2:C, « >= » & DATE(2023,1,1), C2:C, « <= » & DATE(2023,1,31) ) / SUMIFS( D2 :D, C2:C, « >= » & DATE(2023,1,1), C2:C, « <= » & DATE(2023,1,31))

Où:

  • Les montants des factures sont dans la colonne A.
  • Les codes de devise pour la conversion se trouvent dans la colonne B.
  • Les dates de facture sont dans la colonne C.
  • Dans la formule ci-dessus, je convertis les montants des factures en dollars américains.
  • La valeur générée par le canal organique se trouve dans une cellule spécifique, par exemple E1.
  • Je résume pour un mois spécifique (par exemple, janvier 2023).

La formule semble longue, mais n’oubliez pas que vous ne devrez la saisir qu’une seule fois.

De plus, vous pouvez demander à ChatGPT de l’écrire pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de décrire le résultat souhaité et les informations d’entrée dont vous disposez.

Analyser les données pour obtenir des informations rapides à l’aide de feuilles de calcul et de genAI

ChatGPT peut fournir des informations rapides à partir de l’analyse des données. Cependant, vous devez d’abord préparer vos données pour qu’elles soient propres et bien structurées. Ensuite, rédigez une invite détaillée expliquant étape par étape l’analyse souhaitée et demandez des résultats spécifiques.

Pour accéder aux fonctionnalités avancées d’analyse des données de ChatGPT, vous avez besoin de ChatGPT Plus. Cela permet une analyse quantitative basée sur les données, mais sachez que les résultats qualitatifs peuvent ne pas être totalement précis.

Analyser les données pour obtenir des informations rapides à l'aide de feuilles de calcul et de genAI

N’oubliez pas de demander des éléments qui pourraient être quantifiés sur la base de vos données, et non des réponses nécessitant des résultats qualitatifs, car vous risqueriez de vous retrouver avec des informations peu précises.

Une chose que j’aime dans l’analyse des données avec ChatGPT est la visualisation des données. Lorsque vous créez des rapports pour votre équipe, vous pouvez utiliser la puissance de l’IA pour des tâches plus avancées, comme la régression, les tests d’hypothèses, etc.

Vous pouvez également effectuer la plupart de ces tâches avec l’aide de Python ou bientôt avec Excel + Pythonmais si vous n’êtes pas un expert de Python, alors ChatGPT est la voie à suivre.

Conseils incontournables sur Excel et Google Sheets

À une époque où l’IA générative domine notre vie quotidienne, ne négligez pas l’importance de perfectionner vos compétences en matière de tableur.

La maîtrise des techniques d’Excel et de Google Sheets développe des muscles analytiques essentiels qui vous permettent de comprendre le « pourquoi » derrière les données.

Que vous soyez un SEO analysant des listes de mots clés, un spécialiste PPC réconciliant les dépenses publicitaires ou un CMO interprétant les analyses de campagne, améliorer vos compétences en matière de feuilles de calcul est du temps bien dépensé.

Avec les bonnes méthodes, vous pouvez transformer même les ensembles de données les plus volumineux en informations claires et exploitables.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l’auteur invité et ne sont pas nécessairement celles de Search Engine Land. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.

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