Comment être sûr de ne jamais manquer une échéance interne ou externe

Vous avez un client qui vous envoie un e-mail toutes les demi-heures pour vous demander si l’analyse que vous avez promise est prête. Votre patron exige votre auto-évaluation de fin d’année, et vous toujours vous n’avez pas commencé les rapports mensuels de vos clients.

La vie en tant que spécialiste du marketing de recherche – indépendant, en agence ou côté client – ​​est pleine de délais.

Alors, comment pouvez-vous mieux structurer notre approche de notre travail pour nous aider à respecter ces délais toujours imminents ?

Pourquoi les professionnels de la recherche ont autant de délais

Commençons par examiner pourquoi les professionnels du marketing de recherche ont des journées de travail remplies de délais qui génèrent souvent de la pression.

Travailler en agence

Lorsqu’ils travaillent dans une agence, les spécialistes du marketing ont généralement plusieurs clients. Avec ces multiples clients, il y aura plusieurs échéances, apparemment aussi importantes les unes que les autres.

Lorsque vous devez envoyer le rapport de fin de mois de chaque client avant la première semaine du mois suivant, à qui donnez-vous la priorité ? Qu’arrive-t-il au travail de référencement ou de PPC que vous devez terminer au cours de la première semaine lors de la création de ces rapports ?

Travailler en interne

Travailler dans une marque n’est pas différent. De nombreuses parties prenantes se disputent encore votre temps.

Désormais, au lieu de travailler avec des clients externes, vous travaillez avec des équipes au sein de la même entreprise. Ces équipes internes ont leurs propres délais et comptent sur votre contribution pour respecter ces délais.

Si l’ingénierie, le marketing et le produit ont tous besoin de vos commentaires d’ici la fin de la journée, comment respecter tous ces délais ?

Travailler en tant qu’indépendant

De nombreuses personnes se tournent vers le travail indépendant dans l’espoir de libérer leur temps pour se concentrer sur un travail qu’elles aiment. En réalité, cela tend à entraîner les mêmes pressions que celles de la vie professionnelle, avec de multiples acteurs institutionnels.

Ajoutez à cela l’administration supplémentaire de la comptabilité, les rapports de l’entreprise et le respect des exigences législatives. Dans ce scénario, un délai non respecté peut avoir de graves répercussions financières ou juridiques.

Le marketing de recherche peut être réactif

Une baisse soudaine des performances d’un client et une agence SEO sera obligée de tout abandonner pour savoir ce qui se passe. Les délais existants sont allongés à mesure que la pression pour garder un client mécontent augmente.

Un bouleversement dans les SERP de Google ou un changement de comportement des utilisateurs peut amener même le professionnel le plus expérimenté à repousser les délais pour savoir ce qui se passe.

Manque de flux de travail

Certaines disciplines adjacentes au marketing, comme l’ingénierie, ont des flux de travail clairs et un temps protégé. Malheureusement, le marketing de recherche est presque tout le contraire.

Un développeur peut se connecter pour travailler avec une liste claire de tâches de la journée, les nuances déjà spécifiées et un délai raisonnable pour l’achèvement (en théorie, en tout cas !).

C’est rarement le cas pour un spécialiste du marketing de recherche. Il y aura une liste de choses à faire sans cesse croissante, mais il s’agit rarement d’une liste documentée à l’échelle de l’entreprise et gravée dans le marbre par un chef de projet. En tant que tel, il est sujet à des interruptions et à des priorités contradictoires.

Changer les priorités

L’un des problèmes liés au fait d’avoir plusieurs parties prenantes est que celui qui crie le plus fort a tendance à gagner en termes de délais à venir.

Si deux clients importants demandent que les travaux soient terminés avant la fin de la semaine et ne vous le font savoir qu’en milieu de semaine, cela pose un problème.

Vous aviez peut-être l’intention de terminer le travail du client A avant la fin de la semaine et celui du client B la semaine suivante. Maintenant quoi?

S’il est décidé que le travail du client B doit être prioritaire, le travail sur le compte du client A s’arrête. Il est toutefois peu probable que le travail du client B soit terminé à temps, car il a en réalité nécessité toute une semaine.

Ces changements de priorités peuvent nuire au travail de tout un mois.

Mauvaise planification

Je suis un ardent défenseur de l’adage : « Une mauvaise planification de votre part ne constitue pas une urgence pour la mienne. » En réalité, je n’ai jamais eu le courage de le dire à une véritable partie prenante.

C’est courant dans le marketing de recherche. Une collaboration fréquente avec d’autres équipes signifie que l’on s’attendra parfois à ce que vous deviez vous précipiter pour respecter leur délai soudainement modifié.

Nécessite le soutien d’autres équipes

Les spécialistes du marketing de recherche peuvent également être contraints de respecter les délais en raison de la collaboration sur les projets. Souvent, notre capacité à mener à bien notre travail dépend des autres équipes.

Par exemple, un référenceur qui doit terminer une tâche d’élagage de contenu d’ici la fin du trimestre peut se retrouver soumis à des goulots d’étranglement au niveau des équipes d’ingénierie, de création de contenu et de produit.

Pourquoi le respect des délais est-il si important ?

Être un membre fiable de l’équipe est important pour votre progression dans une entreprise ou pour votre capacité à fidéliser un client. De plus, cela vous rend plus susceptible de voir d’autres équipes respecter leurs délais à votre place.

Au-delà des aspects évidents de collaboration, le respect des délais réduira votre stress. Personne n’aime avoir l’impression de laisser tomber les autres.

Creusez plus profondément : comment dire « non » en tant que spécialiste du marketing numérique

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Comment être sûr de ne pas manquer les délais

S’assurer de ne pas manquer les délais implique une gestion du temps, une organisation et une planification efficaces.

Voici quelques stratégies pour vous aider à respecter vos délais.

Fixez des délais réalistes

Pour garantir que vous puissiez respecter les délais, il est essentiel de fixer des délais réalistes. Vous devez savoir estimer la durée d’une tâche. Il est toujours préférable d’ajouter une certaine réserve au cas où une autre équipe ralentirait le processus ou si quelque chose d’autre deviendrait une priorité.

Chaque fois que vous acceptez un délai, considérez et visez davantage le pire des cas que le meilleur des cas.

Si vous ne contrôlez pas vos délais, il est toujours utile d’indiquer la probabilité que vous puissiez respecter le délai qui vous a été fixé. De cette façon, vous faites toujours savoir à vos collègues et clients que vous ferez de votre mieux pour respecter la date, mais que cela ne sera peut-être pas possible.

Informez les autres de vos délais

Tenir les gens informés est le moyen le plus simple d’obtenir de l’aide pour respecter les délais.

Supposons que votre équipe immédiate et vos parties prenantes sachent que vous travaillez sur quelque chose qui a une date de fin fixe. Espérons qu’ils seront plus disposés à prioriser eux-mêmes le travail à venir qu’ils souhaitent que vous fassiez.

Vos coéquipiers pourront peut-être également vous donner un coup de main s’ils savent qu’une échéance importante approche.

Suivre les échéances à venir

Chacun travaille différemment pour respecter ses délais. Certains aiment un tableau Kanban, tandis que d’autres préfèrent les notes autocollantes. Quelle que soit votre méthode, ce serait bien de trouver quelque chose qui vous convient. Envisagez une méthode qui vous aide à voir à la fois les délais finaux et les étapes importantes.

Vous pouvez envisager de rendre ce système de suivi accessible au public à votre équipe afin qu’elle puisse voir sur quoi vous travaillez et vos priorités. Un endroit où toute l’équipe peut collaborer dans le respect des délais aidera les chefs d’équipe à identifier les problèmes de ressources et les domaines dans lesquels l’assistance peut être bénéfique.

Prioriser en fonction de l’effort et de la récompense

Face à des délais concurrents, il est parfois nécessaire de simplifier la situation en identifiant ce qui est véritablement le plus urgent.

Si une activité a un impact plus important une fois achevée que l’autre, elle devra peut-être être prioritaire. De même, si le non-respect d’une date limite s’avère catastrophique, il peut alors être nécessaire de déprioriser d’autres tâches.

Assurez-vous que les autres s’engagent à respecter ces délais

Les professionnels de la recherche ne travaillent pas souvent de manière indépendante. Pour fixer un délai qui implique de nombreuses équipes ou individus, ils doivent tous savoir quel est ce délai.

Si l’équipe d’ingénierie ne peut tout simplement pas donner suite aux modifications de vos balises méta d’ici la fin du mois, peu importe combien de temps à l’avance vous les avez communiquées, votre date limite de fin de mois ne sera pas respectée.

Lorsque vous fixez des délais, assurez-vous qu’ils conviennent à toutes les personnes impliquées.

Faites d’abord votre découverte

Assurez-vous de comprendre toute la portée d’une tâche avant de vous engager sur une date limite. Cela pourrait impliquer de faire d’abord quelques découvertes.

Par exemple, il sera préférable de prendre une journée pour examiner tous les éléments mobiles de la migration d’un site Web et la manière dont ils pourraient devoir être abordés plutôt que de convenir d’un délai dans un mois que vous ne pourrez pas respecter.

Communiquer les besoins en ressources supplémentaires

Si un délai est fixé mais qu’il n’est tout simplement pas réalisable par vous-même, réfléchissez à la manière dont vous pourriez obtenir des ressources supplémentaires.

Par exemple, si vous êtes indépendant, pouvez-vous sous-traiter à un autre de votre réseau ? Si vous travaillez en interne, pouvez-vous embaucher un pigiste pour une courte période pour vous aider à réaliser un projet ?

Il y a un dicton que je suis, connu sous le nom de «Triangle de fer», qui ressemble à ceci :

• « Vous pouvez le faire rapidement, à moindre coût ou bien – choisissez-en deux. »

Si une partie prenante souhaite qu’une tâche soit effectuée rapidement, cela peut impliquer de dépenser pour embaucher un entrepreneur pour vous aider.

Supprimez les distractions lorsque cela est possible

Pour vous aider à respecter vos délais, essayez de supprimer les distractions lorsque cela est possible.

Donnez-vous la permission de suspendre les notifications sur la messagerie instantanée ou de demander des notes de réunion au lieu d’assister brièvement à l’appel. Tout cela dépend de la faisabilité de votre entreprise ou de votre client.

Si vous parvenez à « vider le pont » d’autres travaux moins importants, cela peut vous aider à travailler plus rapidement. Regardez le concept de «Travail en profondeur» pour plus de conseils.

Creusez plus profondément : 10 choses à éliminer de votre vie pour être plus productif au travail

Parlez aux personnes de votre entreprise qui le font bien

Enfin, parlez à vos collègues qui savent respecter les délais. Il pourrait très bien s’agir de personnes comme des chefs de projet formés à la fixation et au respect des délais.

Ils comprendront les nuances auxquelles vous êtes confronté avec votre entreprise particulière et ce qui peut vous aider ou vous empêcher de respecter les délais. Certains excellents logiciels de planification peuvent être mis à la disposition de vos collègues et que vous n’avez pas utilisés, par exemple.

Que faire lorsqu’une échéance approche

Lorsque vous approchez d’une échéance, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour vous aider.

Identifiez si vous respecterez la date limite

Soyez réaliste quant à savoir si vous respecterez la date limite sans aide ou si vous aurez besoin du soutien d’un collègue ou d’une autre équipe.

Réfléchissez de manière critique à la question de savoir si le délai est réalisable à la suite de changements de priorités et de circonstances imprévues comme les absences pour maladie.

Communiquez si vous ne le faites pas

Si vous ne pensez pas qu’il est possible de respecter votre délai, vous devez le communiquer aux parties prenantes. Plus tôt vous identifierez qu’une date limite ne sera pas respectée, plus tôt une assistance ou une autre date limite pourra être organisée.

La communication est souvent la plus grande aide lorsqu’il s’agit d’un éventuel non-respect d’un délai, car elle peut soulever des problèmes avec un processus ou un manque de ressources qui affecteront ce délai.

Équipez les autres pour vous soutenir

Si vous sentez que vous ne pouvez pas respecter le délai par vous-même, cherchez qui peut vous aider à atteindre cet objectif.

Existe-t-il des collègues du marketing de recherche dotés de plus de capacités et pouvant prendre en charge une partie de votre charge de travail ? Y a-t-il quelqu’un avec plus d’expérience dans ce sur quoi vous travaillez et qui peut vous donner des conseils pour rationaliser le processus ?

Essayez de ne pas lutter seul si vous êtes confronté à un délai irréalisable.

Replanifier avec un délai réaliste

S’il semble toujours que ce délai ne sera pas respecté, fixez-en un autre, plus réaliste.

Informez les parties prenantes d’un moment futur, avec une certaine éventualité intégrée, que vous pouvez rencontrer. Cela sera probablement préférable à leur mise à jour chaque jour où vous n’êtes pas encore tout à fait prêt.

Vaincre les pressions liées aux délais dans le marketing de recherche

Tout le monde ne planifie pas et ne travaille pas de la même manière. Une méthode de respect des délais qui convient à votre collègue peut ne pas fonctionner pour vous.

D’une certaine manière, la priorisation et la planification sont une compétence développée au fil du temps, à mesure que vous devenez plus autonome dans votre travail et que vous êtes mieux à même de prédire les goulots d’étranglement.

Si vous risquez de ne pas respecter une date limite, la première chose à faire est de demander de l’aide. Au-delà de cela, communiquer la situation aux parties prenantes peut garantir qu’une solution soit trouvée.

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