La mise en œuvre de systèmes dans votre entreprise de référencement est cruciale, mais le démarrage peut sembler écrasant ou déroutant.
Vous avez peut-être déjà essayé, mais vous avez abandonné en raison de la complexité ou du manque de conseils. Peut-être avez-vous fait des progrès initiaux, mais les systèmes n’ont pas été efficacement mis en œuvre et suivis.
Bien systématiser votre entreprise peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent et potentiellement augmenter vos ventes.
En vous permettant de vous concentrer sur ces tâches génératrices de revenus très importantes au lieu de vous occuper des petites choses, vous pouvez transformer votre entreprise d’une entreprise qui avance péniblement en une entreprise qui vous rapproche de vos grands objectifs.
J’irais jusqu’à dire qu’il est difficile d’évoluer ou de se développer de manière significative à moins d’avoir des systèmes en place.
Qu’est-ce qu’un système ?
Un système est une chaîne de processus, chacun contenant une séquence d’étapes individuelles qui rendent le système opérationnel.
Ainsi, un processus peut être la création d’un formulaire sur un site Web WordPress, mais le système peut être un entonnoir marketing complet.
Par exemple:
Soumission du formulaire > réponse par e-mail > réservation d’appel découverte > script/plan d’appel > clôture
Pourquoi systématiser votre activité SEO ?
Avantages de la systématisation de votre entreprise :
- Cela libérera de l’espace décisionnel pour des questions plus importantes.
- Il assure la cohérence.
- Il vous aide à rester organisé.
- Vous pouvez mieux gérer votre temps.
- Il est facile de déléguer ou pour les membres de l’équipe de remplacer les autres.
- Vos clients bénéficient d’un service de haute qualité à chaque fois.
- Il empêche les choses d’être manquées ou oubliées.
- C’est essentiel si jamais vous voulez vendre votre entreprise.
Examinons chacun d’entre eux un peu plus en détail.
Libérer la capacité de décision
Prendre la décision de vos mains peut vous aider à vous concentrer sur un travail crucial au lieu de prendre des décisions sur des tâches moins importantes.
Assurer la cohérence
Les systèmes signifient que les tâches sont effectuées dans le même ordre et de la même manière encore et encore.
C’est pourquoi les lignes de production ont toujours des systèmes en place.
Pouvez-vous imaginer une usine produisant des barres de chocolat, et elles ont toutes un goût légèrement différent ou en trois morceaux au lieu de deux ?
Rester organisé
Les systèmes vous permettent de rester super organisé. Dans certains cas, ne pas le faire peut avoir de graves conséquences, par exemple votre système de facturation.
Gérer son temps
Bien qu’il s’agisse d’un gros investissement en temps pour mettre tout cela en place, une fois cela fait, vous gagnerez des heures de temps tout au long de votre journée.
Le fait de savoir que vos systèmes s’occupent des activités quotidiennes signifie que vous êtes moins susceptible d’être détourné pour faire face aux problèmes qui surviennent.
Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches vraiment importantes, les tâches génératrices de revenus, prendre soin de vos clients et travailler sur la croissance de l’entreprise.
Délégation
Confier le travail à quelqu’un où les systèmes sont en place facilite grandement la tâche de toutes les personnes impliquées. Si quelqu’un tombe malade de façon inattendue, il est facile pour quelqu’un d’autre de reprendre le travail.
Service Clients
Offrir la même expérience de haute qualité à maintes reprises incitera vos clients à revenir pour plus.
Ils savent à quoi s’attendre et se sentent donc à l’aise de faire affaire avec vous.
Les systèmes garantissent que tous les clients sont traités exactement de la même manière et que tout litige est traité conformément à vos politiques internes.
Tout cela permet de désémouvoir les situations, notamment concernant les non-paiements ou les réclamations.
Vous aider à vous souvenir
Si vous avez un système, il est beaucoup plus difficile d’oublier de faire quelque chose.
Pensez à un e-mail que vous avez lu en dernier lieu un vendredi, en pensant que vous y arriverez la semaine suivante.
Mais le lundi venu, vous oubliez tout et il reste dans votre boîte de réception pour le reste de la semaine. Ce n’est que lorsque votre client vous poursuit que vous vous souvenez qu’il existe.
Je suis sûr que nous sommes tous passés par là. J’ai certainement.
Les systèmes aident à éviter que cela ne se produise, car une fois qu’une entrée arrive et alimente le système concerné, elle se trouve au bon endroit et ce processus individuel commence.
Projets à long terme
Avez-vous une stratégie de sortie pour votre entreprise ?
Si c’est le cas, cela pourrait bien inclure de le vendre à quelqu’un d’autre à un moment donné. Si tel est le cas, alors la systématisation est essentielle.
Il est beaucoup plus facile de vendre une entreprise qui a déjà des systèmes en place. Le transfert devient plus facile pour toutes les personnes impliquées.
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Comment démarrer avec les systèmes dans votre entreprise de référencement
Vous voudrez peut-être considérer cela comme un projet autonome car cela peut prendre un peu de temps pour tout systématiser complètement.
Commencez par les gros trucs, les plus importants et ceux qui vous libéreront le plus de temps.
Cela peut également nécessiter des investissements pour vous permettre d’automatiser correctement certains de ces systèmes également, ce qui vous aidera à libérer encore plus de temps, alors établissez un budget à l’avance.
Commencez par un et tracez ce système du début à la fin
Chaque système contiendra plusieurs processus individuels. Nous voyons souvent ces processus enregistrés en tant que procédures opérationnelles standard (SOP).
Je suggérerais d’avoir un modèle de document avec un titre, un numéro de version, une date et un numéro pour identifier le document et comment il s’intègre dans le système global.
Vous devrez également créer un index afin qu’à tout moment, si quelqu’un a besoin de savoir comment faire quelque chose, il puisse accéder à la « bible » de votre système et trouver celle qui convient.
Tests et améliorations
Une fois vos processus écrits et les cartes système créées, vous pouvez passer à la phase de test et d’amélioration.
Testez-le autant que vous le pouvez. Casser le système vous permet alors de prendre en compte différents scénarios.
Transmettez vos SOP à quelqu’un qui ne connaît pas du tout les tâches concernées et demandez-lui de les suivre. Une paire d’yeux neufs peut souvent détecter des problèmes qui pourraient autrement passer inaperçus.
Stockage
Vous ne disposez pas actuellement d’un système de stockage central pour tous vos documents ? C’est le moment d’en avoir un.
Vous pouvez configurer un compte Google Drive, One Drive ou Dropbox.
Quelle que soit celle que vous utilisez, assurez-vous qu’elle est stockée de manière logique avec des noms de fichiers clairement écrits et des titres simplifiés afin qu’il soit facile de tout trouver. Assurez-vous ensuite que tous les membres de votre entreprise peuvent accéder aux fichiers.
Examen régulier
Une fois vos systèmes en place, il est important de vous assurer qu’ils restent pertinents.
Mettez de côté les examens réguliers des systèmes existants en les parcourant étape par étape et en modifiant tout ce qui a changé.
De même, archivez tout ce qui n’est plus pertinent et ajoutez tout nouveau système.
Ce dossier de documents est essentiellement le fonctionnement interne de votre entreprise, il devrait dire à quiconque exactement ce qu’il doit faire pour gérer l’entreprise à votre façon.
Vous devriez, en substance, être en mesure de vous en sortir demain, et quelqu’un d’autre pourrait entrer, récupérer les systèmes et pouvoir continuer.
Systématiser et prospérer
Je suis un grand fan de la systématisation. Je crois qu’il est essentiel au succès de tout propriétaire d’entreprise qui cherche à se développer.
Cela dit, bien que chaque domaine de votre entreprise puisse être systématisé, je pense également que nos clients SEO nous apprécient également en tant que personnes.
Alors ne perdez pas complètement cet élément de connexion humaine et la personnalisation que vous leur donnez.
Un appel téléphonique mensuel ou un e-mail personnalisé contribuera grandement à maintenir les relations que vous avez travaillé si dur à établir.
Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l’auteur invité et pas nécessairement Search Engine Land. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.
